Peluquerías, clínicas, academias o consultorías que gestionan citas mediante un formulario online tratan un conjunto de datos muy concreto, ligado a fechas, horarios y en ocasiones a datos de salud. Merece una cláusula propia, distinta de un formulario de contacto genérico.
Qué datos suele tratar un formulario de reserva
Nombre, correo electrónico, teléfono, servicio solicitado y franja horaria elegida son los campos habituales. Por el principio de minimización de datos, evita pedir información adicional que no sea imprescindible para gestionar la cita.
| Dato | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|
| Nombre y contacto | Identificar y localizar al cliente | Ejecución del contrato / interés legítimo |
| Fecha y hora de la cita | Gestión de la agenda | Ejecución del contrato |
| Recordatorio automático | Reducir ausencias | Interés legítimo |
| Notas sobre el servicio (si aplica salud) | Prestar el servicio correctamente | Consentimiento explícito si son datos de salud |
Recordatorios automáticos por SMS o WhatsApp
Si envías recordatorios automáticos, indica el canal utilizado (SMS, correo, WhatsApp) y el proveedor tecnológico que lo gestiona, que actuará normalmente como encargado del tratamiento.
Datos de salud: cuidado especial
Si el motivo de la cita revela información de salud, aunque sea indirectamente (por ejemplo, una especialidad médica concreta), aplica el régimen reforzado del artículo 9 del RGPD, que exige normalmente un consentimiento explícito y separado.
Cancelaciones y listas de espera
Define qué ocurre con los datos de una cita cancelada o de alguien apuntado a una lista de espera que finalmente no se cubre. Un plazo de conservación breve para estos casos evita acumular datos sin finalidad activa.
Caso práctico
Una clínica de fisioterapia definió en su política que los datos de la ficha de cita se conservaban durante la relación con el paciente más el plazo legal aplicable a la documentación clínica, y que los recordatorios por WhatsApp los gestionaba directamente el proveedor de su software de citas, actuando como encargado del tratamiento.
Preguntas frecuentes
¿Necesito consentimiento explícito solo por gestionar una cita? No siempre; para datos básicos de agenda basta la ejecución del contrato, pero si la cita revela datos de salud, sí necesitas un consentimiento reforzado.
¿Puedo enviar recordatorios sin pedir permiso adicional? Sí, si se limitan a gestionar la cita ya solicitada; se apoyan en el interés legítimo de reducir ausencias, distinto del marketing.
¿Qué hago con los datos de un cliente que no vuelve tras varias citas? Fija un plazo de inactividad razonable, por ejemplo dos o tres años sin actividad, tras el cual elimines o anonimices su ficha si no existe una obligación legal de conservación específica que lo impida.
Para seguir profundizando
Compara este caso con política de privacidad para landing y contacto, y revisa cómo declarar WhatsApp como canal de recordatorios en política de privacidad y WhatsApp Business. Si tu negocio combina reservas por formulario web y por WhatsApp a la vez, menciona ambos canales en la misma cláusula de tu política, indicando qué datos recoge cada uno. La web oficial de la AEPD publica criterios específicos sobre datos de salud en el sector servicios.